Partager des règles de bonne gestion
Une fois le projet sélectionné, une session de formation est organisée pour présenter aux porteurs le fonctionnement administratif et financier de L’Initiative. L’objectif : partager avec eux les règles de bonne gestion et leur permettre d’anticiper au mieux les audits intermédiaires et finaux auxquels ils sont tenus.
Les sessions s’adaptent aux besoins et à la familiarité du partenaire avec les enjeux de gestion. Elles ont lieu autant que possible sur le terrain, comme ce fut le cas en Asie du Sud-Est en 2017, où l’équipe de L’Initiative a échangé pendant quatre jours avec les responsables administratifs et financiers des projets financés dans la région. Un dispositif de formation particulièrement utile pour ceux qui reçoivent ce type de subvention pour la toute première fois.
Être à l’écoute du terrain
Après le lancement des activités, L’Initiative continue de se tenir à la disposition des porteurs ou des porteuses pendant la mise en œuvre du projet. Elle répond à leurs questions, au rythme des budgets à préparer, des rapports financiers semestriels à soumettre, des audits à anticiper ou des avenants de contrat à rédiger. Un accompagnement au quotidien des bénéficiaires, renforcé grâce à une équipe administrative et financière étoffée depuis 2016. En parallèle, si des porteurs ou des porteuses de projets ont besoin d’une assistance particulière – pour élaborer des manuels de procédures par exemple – un accompagnement ciblé peut être assuré par des experts ou des expertes externes.
« En matière de suivi administratif et financier, notre rôle n’est pas de brider les porteurs et les porteuses de projet ou de leur imposer un fonctionnement. Nous sommes des partenaires qui travaillons ensemble pour un but commun. C’est dans cet esprit de conseil et d’accompagnement que nous intervenons. »
Soade Lattrich, Chargée administrative et financière de L’Initiative
Des dispositifs de suivi-évaluation et de capitalisation renforcés
L’Initiative fournit également un appui en matière de suivi-évaluation. Dès la négociation, elle accompagne les porteurs ou les porteuses dans l’élaboration d’un cadre logique pertinent. Puis, un outil de pilotage et de suivi leur permet de contrôler leurs indicateurs en continu. En 2021, une plateforme commune au département Santé d’Expertise France sera lancée : elle permettra d’améliorer davantage le pilotage des projets et leur contribution aux indicateurs clés définis dans la stratégie de L’Initiative.
Par ailleurs, les projets sont jalonnés de plusieurs étapes dédiées à l’évaluation pour prendre du recul et préconiser des ajustements en amont de la clôture du projet. En sus, des évaluations transversales sont produites par L’Initiative depuis 2015 : elles permettent de tirer des recommandations de plusieurs projets portant sur la même thématique.
Des chantiers de capitalisation ont aussi été lancés dès 2018, notamment sur l’accès des adolescentes ou des adolescents et jeunes filles aux services de santé sexuelle et reproductive. Une manière supplémentaire de nourrir la réflexion collective et d’améliorer nos pratiques.
Un accompagnement de long terme de nos partenaires
En 2019, L’Initiative a mené une mission d’assistance technique auprès du Réseau des associations congolaises des jeunes contre le sida (RACOJ) pour établir un diagnostic institutionnel et le plan de renforcement de capacités correspondant. Le réseau était alors partenaire de Médecins du monde pour la mise en œuvre d’un projet financé par L’Initiative en République démocratique du Congo.
Cet appui a contribué à renforcer le RACOJ, devenu lui-même porteur de projet : il bénéficie aujourd’hui d’une subvention de L’Initiative pour améliorer l’accès des adolescents kinois à des services de santé sexuelle et reproductive sensibles au genre et intégrant les questions de droits humains. L’accompagnement se poursuit en 2021 via une assistance technique pour consolider les capacités de gestion financière et de suivi-évaluation du RACOJ.
